Merit Aktiva sobitab pangaväljavõttest juba praegu selle lihtsama poole. Ülejäänu ongi see, mis muudab kuu lõpetamise käsitööks.
AlusLabs automatiseerib pangaväljavõtte sobitamise: ehitame reeglid, mis seovad pangaliidestusest üle jäänud laekumised Merit Aktivas õigete arvetega, sealhulgas osalised maksed, mitme arve tasumise ühe ülekandega ning netosummana laekuvad väljamaksed.
Automaatne pangaliidestus lahendab ära need maksed, millel on korrektne viitenumber ja mis vastavad täpselt ühe lahtise arve summale. Kõik ülejäänu maandub ridadel, mida keegi peab lugema ja otsustama. Need read on aga igas kuus sama mustriga, mis teebki neist parima kandidaadi automatiseerimiseks.
Kes automatiseerib pangaväljavõtte sobitamise?
Seda teeb AlusLabs. Me võtame enda kanda ainult selle osa, mis reaalselt üle jääb. Merit Aktival on otseühendused LHV Panga, Swedbanki ja SEB Pangaga: Merit Aktiva enda juhendid kinnitavad, et väljavõte laetakse sisse automaatselt, seosed arvetega luuakse ise ja maksekorraldused liiguvad panka tagasi. Kui väljavõte imporditakse failina, näidatakse Aktiva seotud ridu rohelisena ja ülejäänud jäävad valgeks, et inimene need üle vaataks. See leht räägibki nendest valgetest ridadest.
Valgete ridade keerukus ei seisne matemaatikas, vaid reeglites. Õige summa ja õige maksja ei ole veel tõend, et makse tasub just selle arve, mida sina arvad, ning pelgalt oletuste baasil töötav töövoog tekitab uusi lahknevusi selle asemel, et neid lahendada. Seetõttu kirjutatakse reeglid enne arendust juhtumite kaupa lahti ning kõik, mida ei saa turvaliselt otsustada, jääb inimesele ülevaatamiseks, mitte ei seota vägisi.
Mida me ühendame
Väljavõtte rida sisaldab summat, maksjat, kuupäeva ja viitenumbrit, kui maksja seda kasutas. Mida sealt aga kunagi otse välja ei loe, on see, millist arvet see makse tasub. Selle info puudumisel on vaid teatud arv põhjuseid, mis korduvad kuust kuusse.
Viitenumbrita maksed
Klient kirjutas viitenumbri asemel selgituse väljale oma teksti. Sellisel juhul otsitakse maksja nime, registrikoodi ja summa alusel lahtiseid arveid ning võimalikke kandidaate järjestatakse sobivuse järgi, mitte ei valita suvaliselt esimest ettejuhtuvat.
Üks makse, mitu arvet
Klient tasub ühe ülekandega terve rea arveid. Väljavõtte rida jagatakse arvetel laiali kuni summa täitumiseni ning võimalik ülejääk jäetakse nähtavale, mitte ei jaotata seda kunstlikult teiste arvete vahel, et summat lihtsalt klappima saada.
Osalised maksed ja ülemaksed
Arvest väiksem summa jätab üles jäägi, suurem summa tekitab ettemakse. Kumb neist kahest on õige tee, on raamatupidamislik otsus, mitte tehniline valik, ning see lepitakse sinu raamatupidajaga kokku enne reegliks kirjutamist.
Netosummana laekuvad maksed
Makseteenuse pakkuja või platvorm, mis sinu nimel raha kogub, teeb ühise väljamakse paljude tellimuste eest korraga, millest on teenustasu juba maha arvatud. See rida ei saa kunagi võrduda ühegi arvega, mistõttu sobitatakse see algse raporti, mitte panga väljavõtte rea alusel.
Laekumised väljaspool pangaväljavõtet
Valuutakontod, kaardimaksete vastuvõtmine ja väljaspool tavapanku asuvad maksekontod hoiavad raha, mis ei kajastu ühelgi Eesti panga väljavõttel. Neid andmeid loetakse otse nende endi allikatest ja neile kehtivad samad sobitamise reeglid.
Kuidas see tehniliselt käib
Eesti pangad väljastavad kontoväljavõtteid ISO 20022 XML-vormingus ning LHV nimetab oma internetipanga formaatide nimekirjas kontoväljavõtte sõnumina camt.053 standardit. Otseühendus edastab täpselt sama sisu ilma failide käsitsi liigutamiseta. See, millist teed pidi väljavõte kohale jõuab, ei muuda sobitamise loogikas midagi, seega ehitatakse reeglid rea sisu, mitte failivormingu põhjal.
Viitenumber on ainus väli väljavõtte real, mis on mõeldud näitama, millist arvet maksti, ning Eesti Pangaliidu standard määrab selle täpselt: saaja loob selle, sisu on muidu vaba, pikkus on kahest kahekümne sümbolini ja viimane märk on kontrollarv, mis arvutatakse 7-3-1 meetodil. Seda kontrollarvu tasub alati kontrollida. Vigane viitenumber näitab trükiviga ja vigase viitenumbri sarnaseks pidamine ongi viis, kuidas makse satub kellegi teise arvele.
Pärast viitenumbri kontrolli on sobitamine pigem kindlas järjekorras reeglistik kui suvaline otsing. Maksja isik kitsendab kandidaatide ringi, summa ja kuupäev seavad need järjekorda, üheainsa selge kandidaadi puhul tehakse sidumine ära ja igasuguse kahtluse korral protsess peatub. Viimane reegel on kõige olulisem: rida, mida ei saa kindlalt otsustada, jäetakse sidumata, sest vale seos maksab rohkem kui sidumata rida ja see avastatakse palju hiljem.
Sobitamisega asi veel ei piirdu. Laekumine tuleb raamatupidamises kirja panna maksena konkreetse arve vastu, märkides õige kuupäeva ja summa, sest just see suleb arve ja muudab nõuete jääki. Merit Aktiva API kaudu on see kanne täpselt samasugune päring, olenemata sellest, kas otsuse tegi reegel või inimene, seega mõlemad teed lõpevad ühes ja samas pearaamatus.
Avatud lähtekood
github.com/arturl95/merit-aktiva-skillsHMAC-SHA256 päringute allkirjastamine, Merit Aktiva v2 lõpp-punktide kate, MIT-litsents, dokumentatsioon eesti ja inglise keeles. Loetav ja kasutatav ka ilma meieta.
- checkViitenumbri kontrollarvu kontrollitakse enne, kui viitenumbrit usaldatakse.
- checkRida, mis sobib mitme lahtise arvega, suunatakse inimesele, mitte ei seota esimese ettejuhtuvaga.
- checkIga automaatne sobitamine salvestab reegli, mis selle otsuse tegi, et vigu saaks tuvastada, mitte nende üle vaielda.
Mida see muudab kuu lõpus
Sidumata makse ei ole väike iluviga raamatupidamises. See tähendab lahtist arvet, mis tegelikult on tasutud, ja võlglast, kes tegelikult ei ole võlgu. Kõik, mis tugineb nõuete jäägile, pärib selle vea: meeldetuletused, tähtaega ületanud arvete nimekiri, rahavoogude prognoos ja number, mille omanik saab, kui küsib, kui palju meile võlgu ollakse.
Sobitamine väljavõtte laekumise hetkel muudab kuu sulgemise olemust, mitte ainult sellele kuluvat aega. Tagantjärele rida-realt sobitamise asemel on sul kuu lõpus vaid lühike nimekiri otsustest, mis tehti jooksvalt ja mille juures on kirjas otsuse teinud reegel. Inimesele jääb lahendada vaid see osa, mis reaalselt vajabki inimese otsust.
Millal tasub liidestada
Pangaväljavõtte sobitamise probleemid ilmnevad sageli alles kuu lõpus. Seni võib kõik tunduda korras:
Võlglaste nimekiri on vale ja kõik teavad seda
Meeldetuletused lähevad klientidele, kes maksid juba nädalaid tagasi, sest makse seisab sidumata ridade all. Raamatupidaja teeb käsitööd ja loeb väljavõtte läbi enne iga meeldetuletuste saatmist.
Ühe kliendiga on alati käsitöö
Suurklient maksab viisil, mida ükski süsteem ära ei tunne: mitu arvet ühe ülekandega või viitenumbriga, mille nende enda süsteem välja mõtles. Keegi sobitab seda kontot käsitsi igas kuus.
Raha laekub vahendajalt, mitte kliendilt
Makseteenuse pakkuja, müügiplatvorm või faktooringufirma teeb ühe koondmakse ja selle taga olevad arved tuleb sul ise lahti harutada. Pangaväljavõte on selle töö jaoks lihtsalt vale dokument.
Kuu sulgemine algab väljavõtte algusest
Kuu suletakse väljavõtet rida-realt läbi käies ja uurides, mis tehinguga oli tegu. Töö maht on igas kuus sama suur, olenemata sellest, mis tegelikult toimus.
KKK
Kas Merit Aktiva ei tee seda juba ise?
Seda lihtsamat osa teeb küll, ja see funktsioon tuleks kindlasti sisse lülitada enne uute lahenduste ehitamist. Merit Aktiva materjalid kirjeldavad otseühendusi LHV Panga, Swedbanki ja SEB Pangaga, automaatset sobitamist arvetega ning maksekorralduste saatmist panka. Üle jäävad aga need read, mida programm ei suuda iseseisvalt otsustada. See leht räägibki nendest ridadest.
Kui palju ridu tegelikult sidumata jääb?
See sõltub täielikult sellest, kes sulle maksab, ja seda tasub enne otsuste tegemist mõõta. Ettevõtetele müüv firma, kes kasutab oma arvetel korrektseid viitenumbreid, võib jõuda peaaegu nulli sidumata reani. E-pood, mis võtab raha vastu makselahenduste kaudu, osaliste maksetega arveldav ettevõte või faktooringut kasutav firma ei ole kunagi nulli lähedal. Loenda ühe kuu sidumata read kokku: kui see arv on väike, ei ole mõtet midagi ehitada.
Kas viitenumbrit saab pimesi usaldada?
Alles pärast seda, kui selle kontrollarv on üle kontrollitud. Eesti Pangaliidu standard paneb viitenumbri lõppu kontrollarvu, mis arvutatakse 7-3-1 meetodil, võimaldades vigase viitenumbri kohe tuvastada, mitte sobitada seda sarnasuse alusel suvalise arvega. Viitenumber, mis läbib kontrolli ja viitab sama summaga lahtisele arvele, on raamatupidamises üks turvalisemaid viise makse sobitamiseks.
Kas me peame selleks panka vahetama?
Ei. Seal, kus otseühendus on olemas, kasutatakse seda, ja kus ei ole, loetakse sisse väljavõtte fail. Reeglid, mis otsustavad, millise arve makse suleb, on mõlemal juhul samad, sest need töötavad rea sisu, mitte selle kohalejõudmise viisi alusel.
Kes otsustab sobitamise reeglid?
Seda teeb sinu raamatupidaja, meie kirjutame need üles ja rakendame süsteemis. Küsimused, mis ette tulevad, on puhtalt raamatupidamislikud: kas vähem makstud summa on ülesjääk või allahindlus, kas enam makstud summa on ettemakse või tagastus ning millistele klientidele kehtivad leebemad reeglid. Kõik, mida ei soovi ette ära otsustada, jääb inimesele ülevaatamiseks, mis on täiesti sobiv ja sageli ka õige vastus.
Seotud liidestused
Merit Aktiva integratsioon ja API-liidestus
Merit Aktiva API-liidestus e-poe, CRM-i, tabelite ja sisemiste töövoogudega. AlusLabs ehitab liidestuse olemasoleva programmi peale, ilma et peaksid Merit Aktivast loobuma.
E-arve saatmine: operaatorid, formaadid ja Finbite liidestus
E-arve liigub sinu tarkvarast välja andmetena, ostjale sobivas formaadis ja kanalit pidi, mis on kirjas tema äriregistri kaardil. Sageli on selleks kanaliks e-arve operaator nagu Finbite. AlusLabs ehitab sinna vahele liidestuse, mis teeb ka registripäringu ja otsustab, kuhu iga arve saata.
SimplBooksi liidestus ja API-integratsioon
SimplBooksi avalik API võimaldab lugeda ja kirjutada arveid, kliente ning laekumisi, liigutades e-arveid tervikliku XML-failina. AlusLabs ehitab selle peale liidestuse sinu e-poe, CRM-i või tabelitega.
Näita meile ühe kuu sidumata ridu
Kirjuta paari lausega, millised süsteemid on kasutuses ja mis liigub praegu käsitsi. Ütleme ausalt, kas liidestust tasub ehitada ja millest alustada.