E-arve kohaletoimetamise eest hoolitseb Finbite. Sinu tarkvarast selle õigel kujul kättesaamine on töö teine pool.
AlusLabs ehitab Eesti ettevõtetele e-arve liidestusi: me ühendame raamatupidamisprogrammi või majasisese süsteemi e-arve operaatoriga nagu Finbite, et müügiarved liiguksid välja masinloetavate andmetena ja ostuarved jõuaksid raamatupidamisse ilma käsitsi uuesti sisestamata.
Eestis on mitu e-arve operaatorit ja avalik register, mis näitab, millised ettevõtted e-arveid ootavad ja millise kanali kaudu. Sellest kõigest on vähe kasu, kuni arve ei liigu sinu enda tarkvarast välja masinloetava failina ja formaadis, mida teine pool aktsepteerib. See osa tuleb ise ehitada, seda ei saa valmis kujul osta.
Kes seadistab e-arvete saatmise?
AlusLabs ehitab kogu lahenduse valmis. Dokumendi operaatorini saatmine on selle töö kõige väiksem osa, sest iga operaator võtab faili vastu. Tegelik töö peitub reeglites: millistele klientidele tuleb saata e-arve, millises lubatud formaadis peab see olema vormistatud ja mis saab dokumentidest, mis operaator tagasi lükkab. Need otsused peavad olema osa automaatsest töövoost, mitte raamatupidaja harjumus. Rahandusministeerium nimetab oma raamatupidamise teemalisel lehel järgmised Eesti operaatorid: Billberry, E-arveldaja, Finbite, Telema ja Unifiedpost.
Finbite pakub oma Peppoli API-liidest. Arve saadetakse lõpp-punkti /v1/peppol/invoices, kus faili valideeritakse kohe saabumisel Schematron-reeglite ja UBL-standardi vastu. Sisseehitatud päring kontrollib ka seda, kas saaja on üldse Peppoli võrgustikus olemas. Selle küsimuse esitamine enne saatmist määrabki ära, kas arve viiakse kohale või lükatakse tagasi.
Mida me ühendame
Saatmine on vaid nähtav samm. E-arve kohalejõudmise otsustavad tegelikult dokumendi formaat, äriregistri kanaliinfo ja vastus, mis saabub pärast saatmist tagasi.
Müügiarved välja
Sinu tarkvaras loodud arve liigub e-arvena teele ilma, et keegi peaks iga dokumendi juures eraldi saatmisnuppu vajutama. Arvete maht ei määra enam seda, kas e-arvetele üleminek tasub ära.
Saajate register
Äriregister hoiab infot selle kohta, millised ettevõtted soovivad e-arveid ja millise kanali kaudu. Liidestus teeb selle päringu saatmise hetkel, mitte ei usalda eelmisel aastal kliendikaardile märgitud seadistust.
Ostuarved sisse
Tarnija saadetud e-arvest saab ostuarve koos ridade ja viitenumbritega. Masinloetavaid andmeid ei visata enam prügikasti selleks, et hakata kõrvalolevalt PDF-faililt andmeid käsitsi sisse trükkima.
Raamatupidamisvälised arved
Püsilepingute mootor, broneerimissüsteem või majasisene rakendus loob samuti arveid. Need võivad liikuda otse operaatorile, ilma et neid peaks saatmiseks esmalt käsitsi raamatupidamisprogrammi ümber kirjutama.
Kohaletoimetamise teavitused
Kui operaator lükkab dokumendi tagasi, annab ta ka teada, miks. Need vastused salvestatakse ja kuvatakse sulle, et vigase arve leiaksid üles sina, mitte arve ootele jätnud klient.
Kuidas see tehniliselt käib
Eestis on kasutusel nii Eesti e-arve standard kui ka Euroopa e-arve standard ning mõlemad on lubatud. Eesti standard levis siin enne Euroopa oma ja on kohalikul turul siiani sagedasem valik. Euroopa standard on EN 16931-1 ehk formaat, mida kasutatakse Peppoli võrgustikus. Rahandusministeerium nimetab seda formaadivabaduseks ja soovitab Eesti ettevõtetel eelistada Euroopa standardit.
Registriandmete kontroll on samm, mille paljud liidestused vahele jätavad. Ettevõte, kes soovib e-arveid, teeb selle kohta märke äriregistrisse, kus registreeritakse tema operaatori tunnus või muu kanal arve vastuvõtmiseks. See märge ongi arve aadress ja see võib muutuda ilma sinu teadmata. Selle kontrollimine saatmise hetkel nõuab päringut, kuid selle tegemata jätmine tähendab arve saatmist kanalisse, millest klient on juba lahkunud.
Viimane oluline lüli on vastus. Saatmine toimub asünkroonselt: operaator võtab dokumendi vastu, valideerib selle ja võib selle ka hiljem tagasi lükata, kuigi Finbite'i API teeb Schematron- ja UBL-kontrolli kohe üleslaadimisel. Liidestus peab mõlemad vastused alles hoidma ja arve külge siduma, sest postkasti saabunud veateade, mida keegi ei loe, näib süsteemis eduka saatmisena kuni maksetähtaja möödumiseni.
- checkSaaja registriandmeid kontrollitakse saatmise hetkel, mitte ei kopeerita korraks kliendikaardile.
- checkSüsteem toetab mõlemat formaati, et Eesti standardit kasutava kliendi arve ei muutuks igakuiseks käsitsi lahendatavaks erandiks.
- checkTagasilükatud dokumendid on koos põhjustega nimekirjas näha, mitte ei kao vaikselt ära.
Mis muutus aastal 2025 ja mis on juba kalendris kirjas
Eesti kehtestas üldise e-arvete esitamise kohustuse avalikule sektorile aastal 2019. Aastal 2025 asendus see kohustus ostja õigusega valida, millisel kujul ta arvet soovib, ning sama põhimõte laienes ka erasektorile. Rahandusministeerium selgitab seda täpsemalt oma algdokumentide teemalisel lehel. Avaliku sektori asutused on e-arvete vastuvõtjatena igal juhul registreeritud, seega nende jaoks jäi kord samaks.
See õigus on igal ettevõttel, kes on end selleks registreerinud. Alates 1. juulist 2025 kehtiva raamatupidamisseaduse redaktsiooni kohaselt võib ettevõte, kes on end äriregistris e-arve vastuvõtjaks märkinud, nõuda müüjalt e-arve esitamist. Kui pooled ei ole kokku leppinud teises standardis, loetakse e-arve nõuetele vastavaks, kui see järgib standardit EN 16931-1. Rahandusministeeriumi andmetel on end selliselt arve saajaks märkinud umbes 18 000 ettevõtet ja see arv kasvab.
Euroopa suund on kuupäevadega juba paika pandud. Nõukogu direktiiv (EL) 2025/516, mis võeti vastu 11. märtsil 2025, seab piiriüleste tehingute digitaalse aruandluse e-arvete alusele alates 1. juulist 2030. Liikmesriikidele, kus juba kehtib riigisisene reaalajaline aruandlus, on antud aega kuni 1. jaanuarini 2035, et viia oma süsteemid EL-i mudeliga vastavusse. Täna ehitatav lahendus on mõistlik luua kohe Euroopa formaadile, mitte seda hiljem ümber tegema hakata.
Millal tasub liidestada
E-arvete saatmine ebaõnnestub tavaliselt vaikselt, mitte suure pauguga. Kui tunned ära mõne neist olukordadest, on viga juba sees:
Arveid laetakse üles ühekaupa
Keegi avab operaatori portaali, laeb arve käsitsi üles ja märgib selle siis raamatupidamisprogrammis saadetuks. Töömaht kasvab koos klientide arvuga ja midagi lihtsamaks ei muutu.
E-arve saajad valitakse mälu järgi
Osa kliente saab PDF-arve, teised e-arve ning see jaotus elab kellegi peas või nimekirjas, mida keegi ei uuenda. Tegelikku seadistust äriregistrist üle ei kontrollita.
E-arve sisestatakse ikkagi käsitsi
E-arve saabub süsteemi, kuid raamatupidaja sisestab selle andmed ikkagi kaasas olnud PDF-faililt. Andmed olid masinloetaval kujul juba majas olemas, kuid visati uksel minema.
Vigadest annab teada klient
Esimene märk kohaletoimetamise ebaõnnestumisest on ostja küsimus, kuhu arve jäi. Selleks ajaks on tagasilükkamisest möödas nädalaid ja maksetähtaeg on kogu selle aja jooksnud.
KKK
Kas meie raamatupidamisprogramm ei saada juba e-arveid?
Paljud programmid teevad seda ja kui sinu oma saab hakkama, siis sellega piirdugi. Eesti raamatupidamistarkvara suudab tavaliselt ise arve operaatorile edastada. Piirid tulevad ette siis, kui arveid luuakse väljaspool raamatupidamisprogrammi, kui kliendi soovitud kanal või formaat pole toetatud või kui arvete maht on suurem sellest, milleks tarkvara kasutajaliides mõeldud on. Sellisel juhul on erilahendus põhjendatud.
Millised e-arve operaatorid on Eestis olemas?
Rahandusministeerium nimetab oma lehel operaatoritena Billberry, E-arveldaja, Telema, Unifiedpost ja Finbite. Need on andmete edastamise kanalid, mitte raamatupidamisprogrammid, ja liidestus ehitatakse selle operaatori vastu, mida sa juba kasutad. Hilisem operaatori vahetus muudab vaid kanalit, mitte arvet ennast.
Mis saab siis, kui klient soovib teistsugust formaati?
Sellisel juhul koostatakse sama arve teises formaadis. Väljad kaardistatakse iga formaadi jaoks üks kord ja liidestus valib õige variandi vastavalt sellele, mis on kirjas saaja registrikaardil. Seetõttu peab see loogika asuma liidestuses, mitte kellegi mälus. Klient, kes e-arveid üldse vastu ei võta, saab dokumendi ikkagi talle sobivat teed pidi.
Kuidas me teame, kas arve jõudis tegelikult kohale?
Sellepärast, et vastus salvestatakse arve juurde, mitte ei jäeta e-kirjana postkasti. Operaator kas võtab dokumendi vastu või lükkab selle koos põhjendusega tagasi. Finbite valideerib faili kohe saatmise hetkel, seega enamik formaadivigu ilmneb kohe. Raamatupidamise jaoks on oluline, et ilma eduka kohaletoimetamise kinnituseta dokumendid jääksid nimekirja nähtavale, kuni keegi nendega tegeleb.
Kas saame jätkata olemasoleva operaatori kasutamist?
Jah. Operaator on kanal ja liidestus ehitatakse selle kanali külge, nii et valik jääb sulle. Kui otsustad hiljem operaatorit vahetada, jäävad arve koostamine ja registripäring samaks ning välja vahetatakse vaid nende all asuv ühenduskanal.
Seotud liidestused
Merit Aktiva integratsioon ja API-liidestus
Merit Aktiva API-liidestus e-poe, CRM-i, tabelite ja sisemiste töövoogudega. AlusLabs ehitab liidestuse olemasoleva programmi peale, ilma et peaksid Merit Aktivast loobuma.
SimplBooksi liidestus ja API-integratsioon
SimplBooksi avalik API võimaldab lugeda ja kirjutada arveid, kliente ning laekumisi, liigutades e-arveid tervikliku XML-failina. AlusLabs ehitab selle peale liidestuse sinu e-poe, CRM-i või tabelitega.
Anna teada, millised arved liiguvad sul veel käsitsi
Kirjuta paari lausega, millised süsteemid on kasutuses ja mis liigub praegu käsitsi. Ütleme ausalt, kas liidestust tasub ehitada ja millest alustada.